Nếu bạn đã có tài khoản Office 365 (miễn phí hoặc trả phí), thì bạn đã có OneDrive, ứng dụng lưu trữ đám mây của Microsoft. Lưu trữ đám mây này rất tốt để chia sẻ tệp với người khác, vì vậy hãy xem cách nó hoạt động trong OneDrive.
Bạn có thể chia sẻ các file OneDrive từ thư mục OneDrive trên máy tính của mình hoặc giao diện web Office 365 hoặc ứng dụng di động OneDrive. Và hiện nay Microsoft đang đẩy mạnh các dịch vụ đám mây của mình và ưu tiên đó hiển thị trong giao diện OneDrive.
Trong đó thì giao diện web Office 365 và ứng dụng OneDrive đẹp hơn và tinh tế hơn nhiều so với giao diện khách. Giao diện khách cũng có ít nhất 7 cách chia sẻ khác nhau, một số trong số đó có thể chia sẻ mọi thứ trong các phiên bản Windows cũ hơn. Vì những lý do đó, mình sẽ tập trung ở đây để chia sẻ thông qua ứng dụng OneDrive và giao diện web OneDrive.
Chia sẻ một file bằng ứng dụng OneDrive trên điện thoại
Microsoft rõ ràng đã phát triển ứng dụng OneDrive của mình rất tốt, với tùy chọn chia sẻ rất đơn giản và toàn diện. Và mình sẽ sử dụng ứng dụng Android, nhưng ứng dụng iOS thì tương tự.
Để chia sẻ một tập tin (hoặc thư mục), chạm vào ba dấu chấm bên cạnh nó.
Bấm vào 3 dấu chấm
Nhấn vào Chia sẻ chia sẻ từ menu xuất hiện.
Bấm vào Share
Sau đó nó mở ra các tùy chọn chia sẻ. Theo mặc định, OneDrive cho phép những người bạn chia sẻ tệp để chỉnh sửa file đó. Bạn có thể thay đổi điều đó thành chỉ xem bằng cách nhấn vào mũi tên bên cạnh Có thể chỉnh sửa và thay đổi nó. Bạn cũng có thể cài đặt Ngày hết hạn, có nghĩa là tập tin sẽ chỉ được chia sẻ trong một khoảng thời gian cụ thể.
Lưu ý: Trên ứng dụng di động iPhone hoặc iPad, các ứng dụng này hoạt động hơi khác một chút. Bạn sẽ thấy một liên kết Chỉ xem trên Chế độ chia sẻ trên menu chia sẻ để vô hiệu hóa chỉnh sửa. Bạn sẽ thấy tùy chọn Cài đặt liên kết cho phép bạn đặt ngày hết hạn.
Cài đặt link chia sẻ
Khi bạn đã đặt các tùy chọn này theo ý muốn (hoặc chỉ để mặc định chúng với mặc định), bạn có thể chia sẻ file của mình. Ở đầu các tùy chọn chia sẻ là các tùy chọn chia sẻ OneDrive mặc định.
Nó sẽ hiện ra bản chia sẻ file như sau:
- Sao chép Liên kết: Tạo một URL và sao chép nó vào bảng tạm để bạn dán bất cứ nơi nào bạn muốn. Liên kết này có thể được sử dụng bởi bất cứ ai.
- Mời mọi người: Gửi một liên kết đến một hoặc nhiều địa chỉ email mà bạn chọn từ danh bạ của mình hoặc nhập thủ công. Liên kết này chỉ có thể được sử dụng bởi những người bạn gửi nó.
- Gửi tệp: Cho phép tệp được gửi cho ai đó. Bạn có thể gửi tệp bằng email hoặc bất kỳ ứng dụng liên lạc nào khác trên điện thoại của mình như Slack hoặc WhatsApp. Không giống như liên kết Sao chép liên kết Quảng cáo hoặc người mời, người cung cấp một liên kết để mọi người nhấp vào, điều này sẽ gửi một bản sao của tệp. Liên kết có thể là không chia sẻ, bất cứ khi nào bạn muốn, nhưng một khi bạn gửi tệp cho ai đó, họ có thể giữ nó mãi mãi, vì vậy chỉ sử dụng điều này nếu bạn không phiền người nhận sẽ giữ tệp.
- Outlook: Nếu bạn đã có Outlook trên điện thoại của mình, điều này sẽ mở một email có liên kết trong đó để bạn gửi cho ai đó.
Bên dưới các tùy chọn này là mọi ứng dụng và phương thức điện thoại của bạn cung cấp để chia sẻ tệp, cho dù đó là Slack, WhatsApp, Signal, LINE, Twitter, Facebook, Bluetooth, WiFi Direct, email hoặc bất kỳ ứng dụng nào bạn đã cài đặt. Nhấn vào biểu tượng thích hợp và làm theo hướng dẫn để chia sẻ file của mình.
Để hủy chia sẻ file, chạm vào ba dấu chấm bên cạnh file và nhấp vào biểu tượng thông tin.
Bấm vào biểu tượng này
Thao tác này sẽ hiển thị các thuộc tính file và hiển thị những người bạn đã chia sẻ tệp ở phía dưới.
Bấm vào Can edit
Nhấp vào liên kết có thể chỉnh sửa liên kết Online (hoặc có thể xem trực tiếp nếu bạn chia sẻ tệp dưới dạng chỉ xem) và có thể chọn Dừng chia sẻ trên mạng từ menu bật lên. Nhấp vào ngay OK để dừng chia sẻ file.
Bấm dừng chia sẽ
Chia sẻ file thông qua giao diện web O365
Đăng nhập vào Office 365 và điều hướng đến OneDrive.
Chọn vào OneDrive
Chọn tập tin bạn muốn chia sẻ và nhấp vào Chia sẻ chia sẻ trên thanh menu ở trên cùng.
Bấm vào Share để chia sẻ
Sau đó sẽ hiển thị các tùy chọn chia sẻ cho tệp và chúng khá giống với ứng dụng OneDrive, tùy chọn chia sẻ mặc định là cho phép mọi người chỉnh sửa tệp bạn chia sẻ với họ và bạn có thể đặt ngày hết hạn nếu bạn chỉ muốn file đó được chia sẻ trong một khoảng thời gian cụ thể.
Một tùy chọn chỉ khả dụng trong giao diện web OneDrive là mật khẩu bảo vệ tệp bằng cách nhấp vào Đặt mật khẩu mật khẩu. Có nghĩa là khi bạn tạo và gửi một liên kết đến tệp, một người sẽ chỉ có thể mở liên kết nếu họ đã có mật khẩu. Đối với những ai không muốn ai cũng xem được file của mình, đây là một tính năng hữu ích và chắc chắn đáng sử dụng nếu bạn có thứ gì đó nhạy cảm để chia sẻ.
Hai tùy chọn chính để gửi liên kết là từ link và Email.
- Gửi liên kết: Tạo một liên kết bạn có thể sao chép và dán bất cứ nơi nào bạn muốn. Link này sẽ cho phép mọi người có thể xem
- Email: Gửi email, nơi bạn có thể chọn một hoặc nhiều địa chỉ email và tin nhắn. Link xem này sẽ chỉ hoạt động cho những người truy cập nó bằng địa chỉ email bạn chỉ định.
Nhấp vào Thêm (More) để hiển thị các dịch vụ cụ thể mà bạn có thể chia sẻ. Tại thời điểm viết bài này thì bạn có thể chia sẽ lên Facebook, Twitter, LinkedIn và Weibo và khi bạn nhấp vào một trong số chúng, một cửa sổ mới sẽ mở ra để bạn đăng nhập vào trang, ứng dụng đó và đăng liên kết.
Để hủy chia sẻ file, hãy chọn file đó và nhấp vào biểu tượng thông tin ở trên cùng bên phải của trang OneDrive.
Sau đó nó sẽ đưa lên các thuộc tính tập tin. Nhấp vào Quản lý truy cập vào điểm số để xem bạn đã chia sẻ tệp với ai.
Một danh sách các liên kết chia sẻ sẽ được hiển thị, cho biết ai có thể truy cập file và họ có quyền gì.
Để thay đổi các quyền, chẳng hạn như tạo chế độ chỉ xem tệp có thể chỉnh sửa hoặc thêm bảo vệ mật khẩu, nhấp vào mũi tên bên dưới liên kết. Để dừng chia sẻ tệp, nhấp vào liên kết xx bên cạnh liên kết. Một thông báo cảnh báo sẽ bật lên.
Xóa link
Bấm vào Xóa liên kết để dừng chia sẻ file. Điều này sẽ chỉ xóa liên kết này , vì vậy nếu bạn muốn ngừng chia sẻ tệp hoàn toàn, bạn sẽ phải xóa tất cả các link liên kết chia sẻ mà bạn đã tạo cho nó.
